以IBM为代表的跨国企业引领了企业工作空间管理的风潮,大家也陆陆续续开始设立工作空间管理部门及岗位,比如惠普的Real Estate Portfolio & Workplace Facilities Manager、西门子的Space & Workplace Management、通用电气的Work Space Solution Strategy等等


工作空间管理怎么做?如何用数据驱动决策?


今天的分享将给大家一些思路。



ENJOY








1

数据如何彻底改变办公空间设计

规划和决策过程?



现代的世界充满了数据,办公空间也不例外,但是企业组织机构如何处理收集办公空间中的这些数据呢?


从小型独立的联合办公空间到大型企业,越来越多各种类型的办公空间,都在通过各种途径收集可以用来贯穿他们业务决策过程的超文本数据。并将这些原始数据中提炼出透视分析,最终用于空间规划和利用、员工参与和社区建设工作等各个方面提供数据决策参考。


但并不是所有数据的产生都具有相同价值,并且获取一个人在空间中的行为与可量化、可测量的指标相关联是非常困难的。



现在很多软件和技术都试图填补这一空白,例如:连接到椅子上的传感器、挂载在会议室门上的平板电脑,但大多数情况都不符合预期目标。


他们可能捕捉到一部分和工作空间体验有关的数据,但作为管理服务者如果想要整体的改变,或许需要从一个全面的解决方案开始,比如:采用基于办公场所的空间管理系统可以实时分析各个区域的工作场所状态等等






2

企业在收集可以使用数据时,

面临的最大障碍是什么?



大多数的企业现状并不是那么的科技智能化及数据化,他们依然在使用着:


1.依靠过时的系统


许多办公室仍然在使用一些老旧的系统。这些系统无法收集精准数据,并且公司缺乏组织和分析从所取得的数据中获得任何有意义结果的方法。


2.采用多个低效率、没有连接的系统


一些办公室使用多种解决方案来解决他们工作空间的每一个问题,但是每个方案只收集缺乏关键语义的碎片化数据。


此外,这些系统不能共同协作输出数据,也不能提供强大的综合解决问题能力。


例如,一个空间依靠日历管理软件来安排会议日程和利用椅子传感器来获取出席会议的数据。这两个工具采集了两个独立的数据池,每一组数据都提供了一定程度的分析。但是很难从这些分离的系统挖掘出具有关联集合的透视。管理服务者可以从日历数据中了解到这个季度的会议室的预订率是40%,但是会议室的实际使用率是多少呢?那些预订了会议室的人真的出席了会议了吗?他们是全程参与会议,还是提前离开了呢?会不会一个预约的会议计划有5个人参加,而只有其中3个人出席的情况呢?


这些问题在老旧的系统流程模式面前,找不到数据。



3


潜在的变革管理难题


也许最大的障碍是心理上的。


一个收集这些数据的管理软件大部分都需要工作空间运营者重新学习一套新的系统。


这个说起来容易做起来难,这意味着需要推动这些工作者成功地把系统融合到他们的例行工作中,这就像把一块巨石推到山上一样。如果组织内有抵制变革的倾向,或者组织正在推动最终用户采用一种感觉僵硬或者难以使用的系统,那么这将是另一个企业管理问题。


1.成功工作空间解决方案的组成


我们相信基于在线的移动技术可以彻底改变工作空间决策。


比如:利用蓝牙技术跟踪个人在空间中的移动(并将此数据整合到最终用户实际想要使用的应用程序中)是其中一种成功的方法。它允许管理者将可量化的数据应用到复杂和移动的物体上,就像人在空间中移动的方式一样。反过来,这也使得组织可以在空间规划方面做出更明智、更明确的决策。


这其中真正的关键是,它从一个最终用户和管理人员同样发现是有用的、无中断的工具开始,这是成果变革管理过程的两个关键组成部分。





2.它解决了最终用户的问题


很多解决方案的构建首先是为了解决管理层或者管理人员的需求,其次才是最终用户。


获得领导团队对这些工具感到兴奋显然是很重要的,但是,最终用户采用这些在办公空间成功部署的工具才是至关重要的。


移动优先是新一代办公空间管理解决方案的方法。


3.从整合的解决方案中收集和分析数据


没有分析的方法,原始数据是毫无意义的。应用一个能够无缝收集和综合信息的解决方案,从而得出任何有意义的结论是非常有必要的。


4.易于使用


工具需要和使用它的人的日常生活无缝地结合起来,需要有一个直观的导航和漂亮的设计,让人觉得很有趣,用户体验,员工体验都将是不可或缺的一部分。


5.数据匿名化的能力


当收集数据进行空间规划决策时,管理人员没有必要知道谁频繁地使用他们的空间,只需要知道有人在频繁地使用这个空间就可以了。


有了匿名数据的选项,会打动那些对隐私敏感的人放心使用的重要组成部分。



4

数据驱动办公空间设计的两个主要组成部分






1.办公空间规划


如果管理服务者能把员工的意见考究进去,设计一个员工喜欢的工作空间将会变得更加容易。


有什么比他们的意见更有效呢?观察他们的实际行为。数据允许确定当人需要合作时他们倾向于被那些区域吸引。数据同样会让管理服务者监测到场地中哪些区域是空置的,这些都有助于更明智的决策过程。


2.空间利用率


说到空置率,对管理者决策过程进行数据驱动的分析最令人兴奋的地方之一是优化空间利用率。


换句话说,数据可以帮助管理服务者决定空间如何最高效的运用。可以深入了解到每个人需要多少的空间、多少个专用工作区域 vs多少个协同工作区域,并最终发现这是可以大幅度减少企业间接成本的机会。




5


找到合适每个人的解决方案





在选择和实施工作场所管理解决方案时,必须考虑到所有人的需求。 管理服务者需要一个最终用户很乐意使用的解决方案,工具必须无缝融入日常经验,为他们的生活增添价值。 同时,还需要一个数据解决方案,将这些数据合成到相关的易于解析的外部介绍中,以便管理者在决策时可以(并将会)利用它。


一旦找到了满足双方需求和动机的解决方案,管理服务者就能很好地获取和处理数据,从而在组织内部产生积极的,有影响力的变化。


最终使办公空间内的每个人都受益。


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